|
|
omnidesk [2022/04/25 11:41] 127.0.0.1 внешнее изменение |
omnidesk [2022/08/18 17:14] |
====== Работа Omnidesk в интеграции с Виртуальной АТС ====== | |
| |
Omnidesk - это удобный сервис для поддержки и общения с клиентами по всем каналам связи. | |
| |
Если вы еще не настроили интеграцию, изучите [[omnidesk_setup|инструкцию по интеграции с Omnidesk]]. | |
| |
Ниже представлены возможности интеграции. | |
| |
| |
==== Входящий звонок от известного пользователя ==== | |
| |
1) Уведомление о входящем вызове отображается в правом верхнем углу. Если в Омнидеске уже есть пользователь с таким номером телефона, в уведомлении отобразятся его данные: | |
| |
{{::1.1.png?nolink|}} | |
| |
| |
| |
| |
Вы можете самостоятельно выбрать, какие данные о пользователе выводить в уведомлении. Для этого активируйте форму «Входящий звонок» у нужных полей (аккаунт администратора — раздел «Поля данных» — редактирование поля): | |
| |
{{::1.2.png?nolink|}} | |
| |
| |
| |
По умолчанию мы выводим поля: «Полное имя», «Email-адрес» и «Компания». | |
| |
| |
| |
2) Когда сотрудник принимает звонок через софтфон, мы автоматически открываем профиль пользователя: | |
| |
{{::1.3.png?nolink|}} | |
| |
Далее есть два варианта: | |
| |
а. создать новое обращение по звонку (через ссылку над основной областью); | |
| |
б. привязать звонок к одному из предыдущих обращений канала «Звонки», если пользователь повторно звонит по какому-то вопросу. | |
| |
Рассмотрим подробнее каждый из вариантов. | |
| |
а. В этом случае у сотрудника открывается страница создания обращения по звонку с уже заполненным полем «Пользователь». Находясь на этой странице, сотрудник может: | |
| |
| |
* зафиксировать тему и суть звонка, заполнив соответствующие поля и нажав на кнопку «Создать». Эта информация поможет в дальнейшем быстро понять, о чём был разговор без необходимости прослушивать его запись; | |
* дополнить или изменить данные пользователя, нажав на ссылку «отредактировать данного пользователя»; | |
* вернуться в профиль пользователя (через ссылку «Перейти в профиль пользователя» в шапке основной области), чтобы всё-таки выбрать одно из предыдущих обращений для связки с текущим звонком. | |
| |
{{::1.4.png?nolink|}} | |
| |
После того, как сотрудник заполнит поля «Тема», «Суть звонка» и нажмёт на кнопку «Создать», откроется страница созданного обращения: | |
| |
Пока сотрудник продолжает общаться с пользователем, в сообщении отображается надпись «Звонок в процессе», и нет записи разговора. После окончания разговора страница обновляется, и к сообщению прикрепляется запись разговора. | |
| |
**Важный момент:** Если сотрудник, находясь на странице создания обращения по звонку, ничего не заполнит и закроет страницу или же перейдёт в другой раздел, по окончании разговора мы всё равно создадим новое обращение со стандартной темой «Входящий звонок с [номер телефона]» и статусом «открытое», где в качестве первого ответа будет пустое сообщение с плеером для прослушивания записи разговора. | |
| |
{{::1.6.png?nolink|}} | |
| |
б. Если сотрудник выбирает одно из предыдущих обращений пользователя для привязки текущего звонка, то после перехода на страницу обращения он может: | |
| |
* зафиксировать звонок в открытом обращении, нажав на соответствующую ссылку; | |
* вернуться к профилю пользователя для выбора другого обращения или создания нового. | |
| |
| |
При нажатии на ссылку «Зафиксировать звонок в текущем обращении» появляется специальное поле для указания сути звонка. После сохранения изменений в обращении появляется новое сообщение с записью звонка. | |
| |
| |
==== Входящий звонок от неизвестного пользователя ==== | |
| |
3) Уведомление о входящем вызове отображается в правом верхнем углу. Если в Омнидеске нет пользователя с таким номером телефона, уведомление выглядит следующим образом: | |
| |
{{::1.7.png?nolink|}} | |
| |
4) Когда сотрудник принимает звонок через софтфон, в уведомлении появляются две опции: «найти пользователя из базы для связки» и «создать новое обращение по звонку». | |
| |
{{::1.8.png?nolink|}} | |
| |
Рассмотрим подробнее каждую из них. | |
| |
а. Ссылка «Найти пользователя для связки» перебрасывает сотрудника на страницу поиска и //автоматически выставляет фильтр «пользователи»//, чтобы в результатах поиска были только пользователи. | |
| |
Сотрудник может найти нужного пользователя по любым данным: имени, email-адресу, названию компании, тексту в заметке, значениям в кастомных полях и т.д. | |
| |
После того, как сотрудник нашёл нужный профиль и связал с ним звонящего пользователя, в данные пользователя автоматически добавляется номер телефона, с которого он звонит. | |
| |
| |
{{::1.9.1_png.png?nolink|}} | |
| |
Дальнейшие действия сотрудника идентичны описанным в первом примере, когда пользователь был известен в момент поступления звонка. | |
| |
б. Если после ответа на звонок сотрудник выбирает «Создать новое обращение по звонку», он попадает на страницу создания обращения. В таком случае мы автоматически создаём нового пользователя по номеру телефона и даём сотруднику возможность дополнить информацию о нём, нажав на ссылку «отредактировать созданного пользователя». | |
| |
{{::2.0.png?nolink|}} | |
| |
В ситуации, когда звонок завершается до того, как сотрудник создаёт обращение, мы автоматически создаём обращение, подхватывая тему и суть звонка, если сотрудник их заполнил. | |
| |
| |
==== Перевод входящего звонка на другого сотрудника ==== | |
| |
5) Если сотрудник ответил на звонок, а после перевёл его на коллегу, который тоже подключен к Омнидеску, то мы воспринимаем эти события как два отдельных звонка, т.е. по разговору каждого сотрудника будет создано обращение. | |
| |
Сотрудник, который принял звонок, может самостоятельно создать обращение по звонку, а после перевести разговор на коллегу, или может ничего не делать в Омнидеске и просто выполнить перевод звонка. В последнем случае мы создадим обращение со стандартной темой «Входящий звонок с [номер телефона]» и статусом //закрытое//. | |
| |
Действия сотрудника, на которого перевели звонок, ничем не отличаются от уже описанных примеров работы с входящими звонками. | |
| |
| |
==== Исходящий звонок пользователю из текущего обращения ==== | |
| |
6) Чтобы позвонить пользователю из обращения, нажмите на иконку зелёной трубки в правом верхнем углу редактора. После этого в софтфоне отобразится входящий звонок с набираемого номера (не пугайтесь :)). Нажмите на зеленую трубку, и звонок начнётся. По такой хитрой схеме работает набор из сторонних приложений, подключенных к IP-телефонии. | |
| |
{{::2.1._png.png?nolink|}} | |
| |
7) Во время дозвона в обращении отображается специальный блок: | |
| |
{{::2.2.png?nolink|}} | |
| |
Если сотрудник в этот момент покинет страницу обращения, в правом верхнем углу появится уведомление с кнопкой для возвращения к обращению по текущему звонку: | |
| |
{{::2.3.png?nolink|}} | |
| |
8) Если пользователь ответит на звонок, у сотрудника появится возможность зафиксировать суть звонка. | |
| |
После сохранения изменений в обращении появится сообщение от имени сотрудника, к которому прикрепится запись разговора, когда звонок завершится: | |
| |
| |
{{::2.5.png?nolink|}} | |
| |
9) Если пользователь так и не ответит на звонок, мы фиксируем в обращении попытку звонка: | |
| |
{{::2.6.png?nolink|}} | |
| |
| |
==== Исходящий звонок пользователю через софтфон ==== | |
| |
В этом случае мы также подтянем информацию об исходящем звонке в Омнидеск, и сотрудник сможет выполнить необходимые действия по аналогии с входящими звонками: | |
| |
* создать нового пользователя, если такого номера ещё нет в базе Омнидеска; | |
* создать новое обращение по звонку; | |
* привязать звонок к существующему обращению. | |
| |
{{::2.7_png.png?nolink|}} | |
| |
10) Если при звонке через софтфон сотрудник **не открывает Омнидеск и не создаёт обращение** (или прикрепляет звонок к одному из предыдущих обращений), по окончании звонка в Омнидеске автоматически создаётся обращение со статусом «закрытое» и ответственным. | |
| |
| |
==== Фиксация пропущенных звонков от пользователя ==== | |
| |
11) Если звонок пользователя **остаётся без ответа**, мы создаём обращение со стандартной темой «Пропущенный звонок с [номер телефона]» и красной иконкой трубки, чтобы сотрудникам было проще определить пропущенные звонки в общем списке обращений: | |
| |
{{::2.8.png?nolink|}} | |
| |
Также в списке обращений появилась возможность активировать столбец «Телефон», чтобы вы могли сразу видеть номер телефона пользователя. | |
| |
12) Пропущенные звонки от одного пользователя **группируются**, чтобы исключить ситуацию, когда настойчивый пользователь будет создавать десятки обращений и засорять ими список: | |
| |
{{::2.9.png?nolink|}} | |
| |
| |
Конечно, группировка пропущенных звонков в рамках одного обращения происходит лишь в случае, если между ними не было состоявшегося звонка между пользователем и сотрудником. Если разговор был, по следующему пропущенному звонку мы создадим отдельное обращение. | |
| |
13) Когда в обращении по пропущенному звонку появляется **исходящий звонок от сотрудника** (клиент при этом должен ответить, и должна быть запись разговора), тогда цвет трубки меняется на стандартный — зелёный. | |
| |
14) Если у вас есть определённые рабочие часы, и вы не хотите, чтобы в Омнидеске создавались обращения по звонкам, **пропущенным в нерабочее время**, нужно в интерфейсе сервиса телефонии настроить переадресацию на автоответчик. | |
| |
В Омнидеске создаются обращения по звонкам только в случае, если звонок поступает на конкретного сотрудника (то есть мы знаем, кому отображать звонок). Если же звонок идёт на автоответчик и не уходит никому из сотрудников, мы его игнорируем. | |
| |
==== Логика статусов ==== | |
| |
15) Если **сотрудник принял звонок** пользователя, по окончании разговора у обращения выставится статус //«в ожидании»//. | |
| |
16) У обращений, созданным по **пропущенным звонкам**, выставляется статус //«открытое»//. | |
| |
17) Если сотрудник перезвонит **пользователю**, но тот **не поднимет трубки**, статус //«открытое»// останется. | |
| |
18) Когда в списке есть обращение по пропущенному звонку от пользователя, возможны следующие варианты **изменения статуса** такого обращения. | |
| |
//а. Пользователь снова звонит, сотрудник принимает звонок и создаёт новое обращение по звонку// | |
| |
Мы автоматически меняем статус обращения по пропущенному звонку на «закрытое», подразумевая, что пользователь с сотрудником решают все вопросы в рамках нового обращения, которое создал сотрудник. | |
| |
//б. Пользователь снова звонит, сотрудник принимает звонок и добавляет его в обращение по пропущенному звонку// | |
| |
Когда сотрудник завершит такой звонок, в обращении выставится статус «в ожидании», так как сотрудник обсудил с пользователем всё, что нужно (см. пункт 14). | |
| |
//в. Сотрудник набирает пользователя из обращения по пропущенному звонку, и пользователь принимает звонок// | |
| |
При завершении звонка обращение получит статус «в ожидании». | |
| |
//г. Сотрудник набирает пользователя напрямую через софтфон, тот принимает звонок, и сотрудник создаёт новое обращение по звонку// | |
| |
В этом случае мы также автоматически меняем статус обращения по пропущенному звонку на «закрытое», подразумевая, что пользователь с сотрудником решают все вопросы в рамках нового обращения, которое создал сотрудник. | |
| |
//д. Сотрудник набирает пользователя напрямую через софтфон, тот принимает звонок, и сотрудник добавляет звонок в обращение по пропущенному звонку// | |
| |
При завершении звонка обращение получит статус «в ожидании». | |
| |
19) Если при звонке через софтфон сотрудник **не открывает Омнидеск и не создаёт обращение** (или прикрепляет звонок к одному из предыдущих обращений), по окончанию звонка в Омнидеске автоматически создаётся обращение со статусом «закрытое» и ответственным. | |
| |
==== Учёт в статистике ==== | |
| |
20) //Подраздел «Общая нагрузка»// | |
| |
**Поступившие обращения**: сумма входящих и исходящих звонков, по которым были созданы новые обращения. | |
| |
**Обращения с первым ответом**: количество принятых сотрудниками входящих звонков, по которым были созданы новые обращения. | |
| |
21) //Подраздел «Каналы обращений»// | |
| |
**Поступившие обращения**: сумма входящих и исходящих звонков, по которым были созданы новые обращения. | |
| |
**Закрытые обращения**: обращения, у которых выставлен статус «закрытое» и есть запись разговора. | |
| |
22) //Подраздел «Скорость ответов»// | |
| |
Обращения по каналу «Звонки» не учитываются в показателях этого подраздела. | |
| |
23) //Подраздел «Лучшие в команде»// | |
| |
**Закрытых обращений**: закрытое обращение засчитывается сотруднику, если он изменил статус на «закрытое», и в обращении есть запись его разговора с пользователем. | |